Et ce, tant au siège que dans leurs agences (Guadeloupe, Guyane, Martinique, Mayotte, Réunion et Saint-Pierre-et-Miquelon, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française et Wallis-et-Futuna). Leur choix s’est porté sur une solution Ivalua - multi-sites, multi-sociétés et multidevises – leur permettant de tracer les 13 000 engagements recensés annuellement.
Qu'ils s'agissent de frais généraux, d'achats de matériel informatique ou encore de prestations de service, l'objectif est désormais de canaliser l'ensemble des demandes dans l'outil. « Une fois la demande d'engagement saisie dans l'outil, elle entre dans un circuit de validation pouvant aller jusqu'à la Direction. La dépense est ainsi maîtrisée au plus près » explique Christian Gabriel, Responsable de la division contrôle de gestion et budget de l'IEDOM.
De fait, les utilisateurs disposent d’une situation en temps réel du budget disponible. Par ailleurs, un rapprochement automatique des bons de commande avec les factures fournisseurs a été mis en place pour permettre d'ajuster la situation budgétaire en conséquence. « La solution nous permet de vérifier si le montant des factures que nous enregistrons correspond bien aux bons de livraison et aux commandes validées. » précise Christian Gabriel. « L'avantage est qu'une fois la commande validée, nous gardons non seulement une trace mais l'information est aussi partagée et le budget automatiquement mis à jour. »
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