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3 questions à... • Florence Trinh-Boin
10/07/2011 • « Le traitement des réponses électroniques aux marchés retarde encore la mise en place d’une véritable démarche d’acheteur » affirme la directrice de la commande publique et des affaires juridiques du conseil régional de Bourgogne.

Comment le conseil régional participe-t-il à la salle des marchés de la plate-forme e-bourgogne ?

Nous sommes la seule entité du groupement d’intérêt public (GIP) à imposer la réponse électronique à tous nos marchés et en retour à les notifier par voie électronique. En dématérialisation complète depuis deux ans, nous ne recevons plus et n’envoyons plus de papier. Bien sûr il a fallu une phase de préparation pour que les entreprises s’organisent et s’équipent en conséquence. Nous avons commencé par les marchés de services comme la formation professionnelle dont nous sommes un client captif. Puis progressivement de gros marchés de travaux publics. Nous passons aussi, de plus en plus de marchés en groupement de commandes ce qui incite les entreprises à accepter ces conditions. Contrairement aux idées reçues, les PME se sont montrées les plus réactives à répondre de manière électronique, les grands groupes de travaux publics notamment ont dû faire des efforts d’organisation, en particulier pour gérer les délégations de signature.

Quels sont les effets de cette dématérialisation pour votre service ?

A vrai dire beaucoup plus de travail ! Quand nous recevons 350 réponses en une journée, cela devient ingérable ! Il faut attendre plusieurs minutes que le sablier s’égrène à l’écran pour le chargement d’une offre qui pèse 20 Mo... Auparavant, un coupe papier, un coup d’œil rapide sur les documents d’information et nous allions rapidement à l’essentiel. Les entreprises soumissionnaires ont toujours la culture du papier même en format électronique. Elles conçoivent leur réponse en imaginant qu’elle sera imprimée pour être lue. Nous sommes tellement mobilisés par l’adoption de la dématérialisation que cela retarde une véritable démarche d’acheteur. Bien sûr nous avons gagné en efficacité grâce à une meilleure publicité des marchés et à la mise en ligne du DCE (Dossier de consultation des entreprises). Mais n’avons pas pu encore nous consacrer à ce qui est vraiment propre à la démarche d’acheteur : l’adaptation de l’offre aux exigences du marché, une meilleure connaissance des prix et le référencement des fournisseurs pour mieux cibler les fournisseurs compétents susceptibles de répondre à nos offres.

Quelles seraient les pistes d’amélioration ?

Nous arrivons au bout de l’exercice. Maintenant nous devons réfléchir en amont à la manière de recevoir les informations pour mieux les analyser. Par exemple, nous pensons à une solution de type coffre-fort électronique, les entreprises y enverraient ces documents si lourds en volume que nous pourrions aller les consulter, si besoin, sans les télécharger. Pour les tableaux de prix, nous donnons un modèle Excel mais beaucoup d’entreprises nous renvoient les informations dans d’autres formats propres à leurs logiciels. Cela entraine donc une double saisie des deux côtés. Nous pourrions progresser en passant à d’autres modes de commandes pour certains achats, comme les catalogues en ligne pour les groupements de commandes multi-attributaires. Enfin, si les 200 plus gros donneurs d’ordre de la région se regroupaient pour certaines commandes, nous pourrions nous donner de véritables objectifs en terme de réduction de la dépense publique.

http://www.e-bourgogne.fr/jsp/site/Portal.jsp?page_id=18

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