Quel est le rôle du pôle Achat et Approvisionnement chez GrDF ?
Eric DelzersLe pôle Achat et Approvisionnement fonctionne comme un prestataire au service des unités techniques chargées de construire, de maintenir et de développer le réseau gaz sur le territoire français. Il sélectionne les fournisseurs, met à disposition des contrats cadres de travaux, de services et de matériels et suit leur mise en œuvre. Une cinquantaine d’acheteurs pilotent cette phase amont des achats « cœur de métier ». Ils sont supportés par un pôle d’expertise couvrant les aspects juridiques, évaluation des fournisseurs, Marketing achat, système de rémunération, communication, Assurance qualité et système d’information.
Pourquoi avoir entrepris une refonte de votre système d’information achats ?
Hugues MartzNous disposions de trois modules SI distincts qui ne communiquaient pas entre eux, ce qui imposait à nos acheteurs de ressaisir des données afin d’avoir une information cohérente. Deux de ces modules SI étaient des applications hébergées à l’extérieur, le troisième était une solution installée en interne sur nos serveurs. Le suivi des opérations était, d'autre part, assuré au moyen de documents papiers.
Les licences de ces systèmes arrivaient à terme en 2010. Dès 2009 nous avons réfléchi à l’évolution vers une plate-forme unique, rapidement accessible et simple d'utilisation. Nous avons lancé un appel d’offre et une consultation européenne en privilégiant dès le départ une solution intégrée, hébergée à l’extérieur en mode SaaS, ergonomique, intuitive et permettant d'optimiser les temps de traitement. Le nouveau système d’information devait couvrir l’ensemble des besoins du pôle achat dont un portail d’accès aux fournisseurs.
Comment avez-vous opéré le choix de la solution ?
Les délais de résiliation des licences des précédents logiciels, nous imposaient de basculer sur le nouveau SI achat au 3 janvier 2011 . Pour limiter les contraintes liées à la gestion du changement sur une durée si courte, nous avons décidé de rendre les acheteurs acteurs du choix de la solution et d’adopter des approches innovantes pour gagner du temps. Ainsi nos équipes des pôles achats et système d’information, ont mis au point sur les conseils de PwC (Pricewater houseCooper) un outil d'évaluation des offres. Cette approche a contraint les développeurs candidats de notre appel d’offre à construire des maquettes dynamiques évaluables par le groupe projet. L’évaluation a été effectuée sur la base de 600 critères qui ont permis d’intercomparer efficacement les solutions proposées. La solution Ivalua Buyer a été retenue dans le cadre de cette première phase.
Durant la phase de développement de l’applicatif et avant la mise en production, nous avons mis en œuvre un processus de tierce recette applicative avec l’assistance de Sopra Group pour nous assurer que les 30% de développement spécifiques étaient conformes aux attentes. Ce choix nous a permis de gagner du temps sur le déploiement du nouveau système d’information achat, et de traiter majoritairement les anomalies avant la mise en production. Enfin, de par sa simplicité, la formation à l'outil a pu être réduite à une journée par utilisateur.